Administrasi dan kearsipan yang baik adalah fondasi dari organisasi yang tertib, efisien, dan akuntabel. Dalam era digital saat ini, pengelolaan administrasi dan arsip tidak hanya terbatas pada pengumpulan dan penyimpanan dokumen fisik, tetapi juga meliputi pengelolaan arsip digital yang efektif, sesuai regulasi, dan mendukung proses kerja yang cepat dan transparan. Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman menyeluruh dan praktis tentang prinsip-prinsip serta teknik pengelolaan administrasi dan arsip yang modern dan terintegrasi.
Peserta akan dibekali dengan keterampilan teknis dalam menyusun, mengelola, mengklasifikasi, hingga menyimpan dan memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selain itu, pelatihan juga mencakup penguatan peran administrasi sebagai penggerak sistem dokumentasi internal organisasi, serta bagaimana memanfaatkan teknologi untuk mendukung tata kelola arsip elektronik yang efisien dan aman. Pelatihan ini sangat relevan untuk staf administrasi, sekretariat, dokumentasi, serta manajer pengelola informasi di instansi publik maupun swasta.
OBJECTIVE
- Memahami prinsip-prinsip dasar tata kelola administrasi dan kearsipan.
- Menyusun dan mengelola dokumen serta arsip secara sistematis dan efisien.
- Meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi pengarsipan nasional (UU No. 43/2009, Permen PANRB, dll).
- Mampu membedakan arsip aktif, inaktif, dan permanen serta prosedur pengelolaannya.
- Mengembangkan sistem klasifikasi arsip yang sesuai dengan struktur organisasi.
- Menerapkan teknik digitalisasi dan pengamanan arsip elektronik.
- Mendukung proses audit, transparansi, dan akuntabilitas organisasi melalui tertib arsip.
COURSE OUTLINE
- Pengantar Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan
- Fungsi strategis administrasi dalam organisasi
- Hubungan antara administrasi dan kearsipan
- Prinsip good governance dan peran tertib dokumen
- Jenis dan Klasifikasi Arsip
- Arsip dinamis vs statis
- Arsip aktif, inaktif, dan permanen
- Penetapan retensi dan jadwal retensi arsip (JRA)
- Penyusunan dan Pengelolaan Dokumen Administratif
- Standarisasi penulisan dan format dokumen
- Pengkodean, pengindeksan, dan klasifikasi dokumen
- Teknik pengendalian dokumen masuk dan keluar
- Sistem dan Prosedur Kearsipan
- Siklus hidup arsip (life cycle records management)
- Penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip
- Pengelolaan arsip berdasarkan unit kerja dan jenis kegiatan
- Digitalisasi dan Arsip Elektronik
- Konversi arsip fisik ke digital
- Penggunaan sistem informasi kearsipan (SRIKANDI, e-arsip, dll)
- Keamanan data dan backup arsip digital
- Kepatuhan terhadap Regulasi Kearsipan
- UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
- Peraturan ANRI dan Permen PANRB terkait pengelolaan arsip
- Tata cara pemusnahan arsip secara sah dan sesuai hukum
- Audit, Evaluasi, dan Penilaian Kearsipan
- Indikator kinerja tata kelola kearsipan
- Penilaian risiko kehilangan data atau dokumen
- Teknik penyusunan laporan dan dokumentasi audit arsip
