Manajemen Kearsipan & Inventaris Kantor

DESCRIPTION

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart–contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi,sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

OBJECTIVE

• Memahami konsep modern office dengan baik
• Memahami fungsi dan peran kantor dalam perusahaan/organisasi
• Mampu mengelola informasi yang dibutuhkan oleh unit-unit lain
• Mampu menyimpan dan mengelola arsip (Sistem filing) dengan baik
• Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktivitas kantor

COURSE OUTLINE

1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
2. Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia
3. Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas
4. Ruang lingkup manajemen perkantoran
5. Pengelolaan Sumber Daya Kantor
6. Pengaturan kegiatan – kegiatan / aktivitas kantor
7. Pengadaan perlengkapan pendukung kantor
8. Pemeliharaan perlengkapan kantor
9. Struktur organisasi kantor
10. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
11. Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja
12. Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
13. Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
14. Pengelolaan komunikasi / korespondesni
15. Pengertian, ciri, fungsi dan jenis surat
16. Bagian – bagian surat dan format surat
17. Bahasa Surat
18. Langkah – langkah penyusunan surat
19. Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar
20. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
21. Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual–Business documents
22. Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip
23. Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan yujuan penyimpanan arsip.
24. Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
25. Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
26. Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
27. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
28. Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya
29. Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan
30. Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya
31. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
32. Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis
33. Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
34. Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip
35. Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital
36. Sistem indeks dan abjad dalam filing
37. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
38. Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya
39. Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah
40.  “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi
41. Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap)
42. Peringkat kinerja dan service level
43. Tehnik Melibatkan banyak stakeholder
44. Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait
45. Bagaimana cara mengelola inventaris kantor
46. Manfaat menginventaris perlengkapan/peralatan kantor
47. Pelaksanaan inventarisasi
48. Mutasi barang
49. Pemberian label dan kode barang
50. Penghapusan barang
51. Time Management dan pengaturan jadwal aktivitas di kantor
52. Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
53. Teknik manajemen waktu: skala prioritas, delegasi dan asertif
54. Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
55. Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
56. Pemanfaatan otomatis kegiatan administrasi
57. Makna dan dampak otomatis dalam administrasi perkantoran
58. Aplikasi otomatis dalam administrasi perkantoran
59. Teknologi informasi dalam administrasi perkantoran
60. Software untuk administrasi perkantoran
61. Sistem arsip elektronik
62. Sistem informasi manajemen
63. Manajemen Basis Data
64. LAN, Intranet dan Internet
65. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
66. Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja
67. Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

PARTICIPANTS

Pengelola kantor; Office Manager, GA Officer, maupun sekretaris

METHOD

• Pre-test
• Presentation
• Discussion
• Case study
• Post-test