Pengembangan Sekretaris dan Protokoler di Era Digitalisasi

Peran sekretaris dalam sebuah organisasi sangat penting. Tugas-tugas mereka
meliputi pengelolaan jadwal, penyusunan laporan, pengorganisasian rapat, serta
komunikasi dengan rekan kerja dan klien. Namun, dengan adanya perkembangan
teknologi dan era digital, peran sekretaris semakin kompleks dan menantang. Sekretaris
tidak lagi hanya harus menguasai kemampuan administrasi, namun juga harus bisa
mengoperasikan teknologi informasi.
OBJECTIVE
• Mengimplementasikan pengetahuan mengenai profesi sekretaris profesional,
menampilkan kepribadian, etika sekretaris profesional dan sikap teliti, kooperatif,
komunikatif, kreatif dan inisiatif dalam bekerja.
• Membuat rencana dan menyiapkan rapat
• Membuat Dokumen Penunjang Penyelenggaraan Rapat/Pertemuan pada saat
sebelum rapat, saat rapat dan setelah rapat
• Mengatur dan melaksanakan pertemuan/rapat daring
• Mampu Menerapkan Aktivitas Protokoler dalam pertemuan resmi
• Membuat Notula rapat
COURSE OUTLINE
1. Konsep Dasar dan Soft Skill Sekretaris Profesional
2. Pengenalan Teknologi Informasi
Pelatihan ini memberikan pemahaman tentang teknologi informasi yang diterapkan
di tempat kerja, seperti manajemen dokumen digital, penggunaan email dan surat
elektronik, penggunaan aplikasi perkantoran, dan teknologi kolaborasi. Selain itu,
peserta juga akan mempelajari teknik dan tips dalam mengoperasikan perangkat
lunak dan aplikasi yang berbeda.
3. Manajemen Waktu
Pelatihan ini membantu peserta dalam mengembangkan kemampuan manajemen
waktu yang efektif dan efisien. Peserta akan mempelajari teknik untuk mengelola
jadwal dan kalender, memprioritaskan tugas, dan menghindari gangguan yang tidak
perlu.
4. Komunikasi Interpersonal
Pelatihan ini membantu peserta dalam mengembangkan kemampuan komunikasi
interpersonal yang baik, termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dengan rekan
kerja dan klien, mengelola konflik, serta membangun hubungan yang baik dengan
orang lain.
5. Pengembangan Karir
Pelatihan ini membantu peserta dalam merencanakan dan mengembangkan karir
sebagai seorang sekretaris. Peserta akan mempelajari strategi dan teknik untuk
meningkatkan keterampilan dan memperluas jaringan kerja.
6. Konsep Dasar dan Soft Skill Sekretaris Profesional
7. Protokoler
a. Pengertian protokoler.
b. Jenis Protokoler.
c. Protokoler dalam organisai.
d. Protokoler Kenegaraan.
8. Tata jamuan makan
a. Undangan.
b. Jenis acara dan keadaan.
c. Detail tentang jamuan dan penataan.
d. Sikap dalam tata jamuan makan kenegaraan dan organisasi.
e. Busana.
9. Sikap dan busana dalam protokoler
10. Persiapan dan protokoler acara
11. Peluang, Tantangan dan Hambatan Humas Di Era 4.0
12. Mengenal berbagai media komunikasi kekuatan dan keunggulannya
13. Prime Time Sosial Media (waktu-waktu terbaik untuk upload materi sosmed)
14. Mengelola pesan komunikasi pemasaran yang efektif
15. Digital media & Channel dan pemilihan media digital yang tepat
16. Online Advertising
17. Display Advertising
18. Social Media Advertising
19. Mobile advertising
20. Evaluasi dan standar pengukurannya
21. Mengelola hubungan dengan konsumen digital
22. Prinsip-prinsip komunikasi persuasive dan informatif
23. Dinamika presentasi : an overview
24. Managing Yourself : body language, handling stress
25. Managing the Material of your presentation : shock opening, body, and closing
26. Managing the Audience
27. Latihan : Individual Presentation Skill
28. Communication Skills
a. Fungsi komunikasi dalam organisasi
b. Peran sekretaris dalam komunikasi organisasi
c. Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi
d. Komunikasi antara pribadi
29. Time & Stress Management
a. Stress waktu
b. Analisis kegiatan kerja dan permasalahan yang dihadapi
c. Meningkatkan efektivitas penggunaan waktu kerja
30. Mengelola Pertemuan Bisnis
a. Macam-macam pertemuan bisnis
b. Mempersiapkan pertemuan bisnis
c. Pelaksanaan dan tindak lanjut dari pertemuan bisnis
31. Mengelola Hubungan Dengan Direksi, Managerial, Dan Pihak Eksternal
a. Berkomunikasi secara efektif dengan mempergunakan teknik: tiru, samakan,
pimpin.
b. Kiat disenangi lawan bicara hanya dengan 5 menit pertama.
c. Mempelajari 5 bahasa tubuh utama.
d. Menyampaikan maksud dan tujuan dengan efektif.
32. Latihan, Keahlian Komunikasi Ala NLP
a. Cara berkomunikasi yang baik dengan menggunakan telepon.
b. Cara bertelepon yang efektif baik telepon masuk dan telepon keluar.
c. Membuat script menggunakan telepon secara efektif dan lebih profesional.
d. Mempelajari karakteristik suara dari setiap orang.
33. Manajemen Event Korporat
a. Desain dan bentuk-bentuk tata ruang untuk meeting, annual plan, RUPS,
sosialisasi kegiatan perusahaan dan training.
b. Peranan seorang sekretaris menjadi MC dalam event perusahaan.
34. Manajemen Ruang Kerja Dengan Prinsip Lean Office
a. Konsep 5 S dan penerapannya di tempat kerja.
b. Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke
(Rawat).
c. Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan integrasi kelima pilar
d. Studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
35. Pengelolaan Dokumen & Filing Berdasarkan Sistem ALFRED
a. Membuat rekap file dari berbagai dokumen.
b. Klasifikasi file, penilaian file, dan membuat tabel ALFRED
c. Membedakan arsip dinamis dan arsip statis
d. Membuat jadwal retensi dari file.
36. Ketrampilan lainnya dalam mengelola file.