Peran sekretaris dalam sebuah organisasi sangat penting. Tugas-tugas mereka meliputi pengelolaan jadwal, penyusunan laporan, pengorganisasian rapat, serta komunikasi dengan rekan kerja dan klien. Namun, dengan adanya perkembangan teknologi dan era digital, peran sekretaris semakin kompleks dan menantang. Sekretaris tidak lagi hanya harus menguasai kemampuan administrasi, namun juga harus bisa mengoperasikan teknologi informasi.
Sering kali sekretaris dan administrator tidak diberitahu bahwa mereka memiliki pekerjaan yang paling penting di suatu perusahaan/organisasi. Mereka dipercayakan untuk memegang benteng, dan secara sendirian mengelola operasi sehari-hari dan tugas pimpinan puncak perusahaan/organisasi. Sebagian besar hari mereka memasukkan tugas yang bersifat ad hoc.
Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan akan dapat membentuk mereka untuk memahami bahwa walaupun ada banyak hal dalam hidup yang tidak dapat kita kendalikan, atau kita ubah, kita masih dapat mengelola pikiran kita dan bagaimana kita mengatasi multitasks. Salah satu tantangan di tempat kerja adalah pengkondisian mental yang buruk. Pikiran itu seperti mesin kuat yang harus diminyaki dengan baik dan selalu diservis.
Pelatihan ini dirancang untuk memberdayakan sekretaris dan administrator untuk menyadari bahwa transformasi tersebut terjadi dari dalam. Kami membantu mereka mengklarifikasi pemikiran mereka, fokus lebih baik dan membantu mereka beroperasi pada keadaan optimum mereka. Dalam pelatihan ini, peserta akan belajar memahami pentingnya akuntabilitas, rahasia berurusan dengan orang, etiket telepon, manajemen waktu dan sejumlah keterampilan manajemen yang meningkatkan kinerja mereka di lapangan terlebih di era modern seperti ini. Kecanggihan teknologi, perkembangan komunikasi digital dll. juga merupakan hal yang harus diperhatikan untuk menunjang kegiatan kesekretariatan di perusahaan/organisasi modern.
COURSE OUTLINE
- Konsep Dasar dan Soft Skill Sekretaris Profesional
- Aktivitas Kantor Modern
- Organisasi dan perkantoran
- Esensi kantor modern
- Fungsi-fungsi manajemen perkantoran
- Aktivitas Sekretaris Dan Staff Administrasi
- Kantor dan kegiatan administrasi
- Peran sekretaris dan staff administrasi dalam kantor modern
- Total image dalam aktivitas kantor
- Sistem Informasi Dalam Aktivitas Kantor
- Data dan informasi dalam kegiatan kantor
- Surat, korespondensi dan formulir dalam kantor
- System Operating Procedure (SOP) aktivitas kantor
- Filling System & File Management
- Management Record and Filling System
- Classification of File
- File storage media and Retention file period
- Pertemuan Bisnis Dalam Aktivitas Kantor
- Jenis-jenis pertemuan bisnis
- Mengelola rapat secara efektif
- Teknik pembuatan notulen yang baik
- Pengelolaan Waktu Yang Efektif Dalam Kerja
- Karakteristik waktu sebagai sumber daya perusahaan/organisasi
- Waktu dalam kendali dan diluar kendali
- Pengendalian waktu dalam pekerjaan kantor
- Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
- Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
- Software untuk administrasi perkantoran
- Sistem Arsip Elektronik
- Sistem Informasi Manajemen
- Manajemen basis data
- LAN, intranet, dan internet
- Electronic File System (EFS)
- Characteristic of Electronic File System
- Prinsip-prinsip EFS
- Pengenalan hardware dan software EFS
- Pengenalan Teknologi Informasi
- Manajemen Waktu
- Komunikasi Interpersonal
- Pengembangan Karir
- Konsep Dasar dan Soft Skill Sekretaris Profesional
- Peluang, Tantangan dan Hambatan Humas Di Era 4.0
- Mengenal Berbagai Media Komunikasi, Kekuatan dan Keunggulannya
- Prime Time Sosial Media (Waktu-Waktu Terbaik untuk Upload Materi Sosmed)
- Mengelola Pesan Komunikasi Pemasaran yang Efektif
- Digital Media & Channel dan Pemilihan Media Digital yang Tepat
- Online Advertising
- Display Advertising
- Social Media Advertising
- Mobile Advertising
- Evaluasi dan Standar Pengukurannya
- Mengelola Hubungan Dengan Konsumen Digital
- Prinsip-Prinsip Komunikasi Persuasive dan Informatif
- Dinamika Presentasi : An Overview
- Managing Yourself : Body Language, Handling Stress
- Managing the Material of Your Presentation : Shock Opening, Body, and Closing
- Managing the Audience
- Latihan : Individual Presentation Skill
- Communication Skills
- Fungsi komunikasi dalam organisasi
- Peran sekretaris dalam komunikasi organisasi
- Memilih media yang tepat dalam komunikasi organisasi
- Komunikasi antar pribadi
- Time & Stress Management
- Stress waktu
- Analisis kegiatan kerja dan permasalahan yang dihadapi
- Meningkatkan efektivitas penggunaan waktu kerja
- Mengelola Pertemuan Bisnis
- Macam-macam pertemuan bisnis
- Mempersiapkan pertemuan bisnis
- Pelaksanaan dan tindak lanjut dari pertemuan bisnis
- Mengelola Hubungan Dengan Direksi, Managerial, Dan Pihak Eksternal
- Berkomunikasi secara efektif dengan mempergunakan teknik: tiru, samakan, pimpin
- Kiat disenangi lawan bicara hanya dengan 5 menit pertama
- Mempelajari 5 bahasa tubuh utama
- Menyampaikan maksud dan tujuan dengan efektif
- Latihan, Keahlian Komunikasi Ala NLP
- Cara berkomunikasi yang baik dengan menggunakan telepon
- Cara bertelepon yang efektif baik telepon masuk dan telepon keluar
- Membuat script menggunakan telepon secara efektif dan lebih profesional
- Mempelajari karakteristik suara dari setiap orang
- Manajemen Event Korporat
- Desain dan bentuk-bentuk tata ruang untuk meeting, annual plan, RUPS, sosialisasi kegiatan perusahaan dan training
- Peranan seorang sekretaris menjadi MC dalam event perusahaan
- Manajemen Ruang Kerja Dengan Prinsip Lean Office
- Konsep 5S dan penerapannya di tempat kerja
- Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
- Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan integrasi kelima pilar
- Studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
- Pengelolaan Dokumen & Filing Berdasarkan Sistem ALFRED
- Membuat rekap file dari berbagai dokumen
- Klasifikasi file, penilaian file, dan membuat tabel ALFRED
- Membedakan arsip dinamis dan arsip statis
- Membuat jadwal retensi dari file
- Ketrampilan Lainnya Dalam Mengelola File
