Pengelolaan General Affairs (GA) dan Manajemen Vendor yang Efektif
Pengelolaan General Affairs (GA) dan Manajemen Vendor yang Efektif
Description
Fungsi General Affairs (GA) memiliki peran strategis dalam memastikan tersedianya fasilitas, sarana pendukung, layanan operasional, serta lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan produktif bagi seluruh unit organisasi. Selain mengelola aset, gedung, kendaraan operasional, perizinan, dan layanan umum, unit General Affairs juga bertanggung jawab dalam mengelola hubungan dengan berbagai vendor atau penyedia barang dan jasa yang mendukung kelancaran operasional organisasi.
Pengelolaan vendor yang efektif menjadi faktor penting untuk menjamin kualitas layanan, ketepatan waktu, efisiensi biaya, kepatuhan terhadap kontrak, serta pengelolaan risiko operasional. Pemilihan vendor yang tepat, pemantauan kinerja secara berkala, serta evaluasi berbasis indikator yang terukur akan membantu organisasi memperoleh layanan yang optimal sekaligus menjaga keberlanjutan hubungan kerja sama yang profesional.
Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman mengenai fungsi dan ruang lingkup General Affairs, pengelolaan fasilitas dan aset pendukung operasional, manajemen vendor, pengendalian kontrak layanan, pengelolaan anggaran, hingga penerapan praktik terbaik dalam meningkatkan efektivitas layanan General Affairs. Dengan pendekatan yang aplikatif, peserta diharapkan mampu mengoptimalkan layanan pendukung organisasi secara efisien, akuntabel, dan berorientasi pada kepuasan pengguna internal.
Objectives
- Memahami fungsi, peran, dan tanggung jawab General Affairs dalam mendukung operasional organisasi.
- Mengelola fasilitas, aset, dan layanan umum secara efektif dan efisien.
- Menyusun kebutuhan layanan dan pengadaan barang/jasa pendukung operasional.
- Menerapkan proses seleksi, evaluasi, dan pengelolaan vendor secara objektif.
- Memantau pelaksanaan kontrak dan kualitas layanan vendor.
- Mengidentifikasi serta mengelola risiko dalam pengelolaan fasilitas dan vendor.
- Mengoptimalkan penggunaan anggaran operasional General Affairs.
- Meningkatkan kualitas layanan internal melalui penerapan praktik terbaik General Affairs
Course outline
1. Pengantar Perlindungan Data Pribadi
- Konsep privasi dan perlindungan data pribadi
- Ruang lingkup UU Perlindungan Data Pribadi
- Jenis-jenis data pribadi
- Prinsip-prinsip pemrosesan data pribadi
- Peran perlindungan data dalam tata kelola organisasi
2. Hak dan Kewajiban dalam UU PDP
- Hak subjek data pribadi
- Kewajiban pengendali data pribadi
- Kewajiban prosesor data pribadi
- Dasar hukum pemrosesan data
- Persetujuan (consent) dan pengecualiannya
- Akuntabilitas dalam pengelolaan data
3. Tata Kelola Perlindungan Data Pribadi
- Kebijakan perlindungan data
- Inventarisasi dan klasifikasi data pribadi
- Siklus hidup data (data lifecycle)
- Tata kelola akses terhadap data
- Dokumentasi aktivitas pemrosesan data
- Peran unit kepatuhan dan fungsi pengelola data
4. Penerapan UU PDP pada Operasional Bisnis dan Layanan Nasabah
- Pengumpulan data nasabah
- Verifikasi identitas
- Penggunaan dan pengungkapan data
- Penyimpanan dan retensi data
- Penghapusan dan pemusnahan data
- Perlindungan data dalam layanan digital dan layanan pelanggan
5. Manajemen Risiko dan Keamanan Data
- Identifikasi risiko perlindungan data
- Penilaian risiko (privacy risk assessment)
- Pengendalian teknis dan administratif
- Manajemen hak akses
- Enkripsi dan perlindungan data
- Pengelolaan pihak ketiga yang memproses data
6. Penanganan Insiden dan Pelaporan Kebocoran Data
- Jenis insiden perlindungan data
- Deteksi dan respons insiden
- Dokumentasi insiden
- Pelaporan kebocoran data sesuai ketentuan
- Komunikasi kepada pihak yang terdampak
- Evaluasi dan perbaikan pascainsiden
7. Kepatuhan, Audit, dan Pengawasan
- Audit kepatuhan perlindungan data
- Monitoring pelaksanaan kebijakan
- Penyusunan indikator kepatuhan
- Pengendalian internal
- Dokumentasi dan pembuktian kepatuhan
- Sanksi atas pelanggaran
8. Membangun Budaya Perlindungan Data
- Kesadaran keamanan informasi
- Etika pengelolaan data pribadi
- Pelatihan dan sosialisasi
- Peran seluruh pegawai dalam menjaga data
- Praktik terbaik perlindungan data
9. Workshop dan Studi Kasus
- Identifikasi data pribadi dalam proses bisnis
- Analisis risiko perlindungan data
- Penyusunan kebijakan dan prosedur sederhana
- Simulasi penanganan insiden kebocoran data
- Penyusunan rencana aksi kepatuhan
- Presentasi hasil dan diskusi
10. Konsep Dasar General Affairs
- Pengertian dan ruang lingkup General Affairs
- Peran General Affairs dalam organisasi
- Hubungan General Affairs dengan fungsi pendukung lainnya
- Tanggung jawab dan kompetensi personel GA
- Tantangan pengelolaan General Affairs
- Modul 2. Pengelolaan Fasilitas dan Sarana Pendukung
- Manajemen gedung dan fasilitas kerja
- Pengelolaan kendaraan operasional
- Pengelolaan peralatan kantor
- Pengelolaan utilitas dan layanan pendukung
- Perencanaan kebutuhan fasilitas
- Pemeliharaan fasilitas dan aset
- Modul 3. Manajemen Aset Operasional
- Inventarisasi aset
- Klasifikasi aset
- Administrasi dan dokumentasi aset
- Pemeliharaan aset
- Penghapusan dan penggantian aset
- Pengendalian penggunaan aset
- Modul 4. Perencanaan dan Pengelolaan Vendor
- Identifikasi kebutuhan vendor
- Penyusunan spesifikasi kebutuhan
- Proses seleksi vendor
- Kriteria evaluasi vendor
- Due diligence terhadap vendor
- Pengelolaan hubungan dengan vendor
- Modul 5. Manajemen Kontrak dan Kinerja Vendor
- Penyusunan ruang lingkup pekerjaan (scope of work)
- Pengelolaan kontrak layanan
- Monitoring pelaksanaan kontrak
- Pengukuran kinerja vendor (Vendor Performance Evaluation)
- Penanganan ketidaksesuaian layanan
- Perpanjangan atau penghentian kontrak
- Modul 6. Pengelolaan Anggaran General Affairs
- Penyusunan anggaran operasional GA
- Pengendalian biaya
- Analisis efisiensi biaya
- Monitoring realisasi anggaran
- Penyusunan laporan anggaran
- Modul 7. Manajemen Risiko dan Kepatuhan
- Identifikasi risiko operasional General Affairs
- Risiko dalam pengelolaan vendor
- Kepatuhan terhadap kebijakan organisasi
- Pengendalian internal
- Keselamatan, keamanan, dan lingkungan kerja
- Rencana keberlangsungan operasional (Business Continuity)
- Modul 8. Peningkatan Kualitas Layanan General Affairs
- Konsep layanan internal (internal customer service)
- Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
- Penyusunan Service Level Agreement (SLA)
- Pengukuran kepuasan pengguna internal
- Continuous Improvement
- Pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan GA
Participants
- General Affair
- Perencanaan & Pengembangan
- Finance
- Risk Management
- Banking
- Compliance & APUPPT
- Leadership Program
- Law
- Audit Internal
- Human Resource Management
Method
- Pre-test
- Presentation
- Discussion
- Case study
- Post-test
Facilities
- Ruang Meeting Representatif
- Sertifikat Pelatihan Resmi
- Instruktur Profesional & Berpengalaman
- Training Kit Eksklusif
- Souvenir
- Pick Up Participant (Yogyakarta)
