Vendor Management & Negosiasi Efektif dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pemeliharaan
Vendor Management & Negosiasi Efektif dalam Pengadaan Barang dan Jasa Pemeliharaan
Description
Keberhasilan pengadaan barang dan jasa pemeliharaan tidak hanya ditentukan oleh proses pemilihan vendor, tetapi juga oleh kemampuan organisasi dalam mengelola hubungan dengan vendor secara profesional dan membangun kerja sama yang saling menguntungkan. Vendor yang memiliki kinerja baik akan mendukung keberlangsungan operasional, meningkatkan keandalan aset, mengurangi risiko gangguan layanan, serta menghasilkan efisiensi biaya dalam jangka panjang.
Di sisi lain, proses negosiasi memiliki peran penting dalam memperoleh harga yang kompetitif, kualitas layanan yang sesuai kebutuhan, jaminan ketersediaan suku cadang, waktu penyelesaian pekerjaan yang optimal, serta pembagian risiko yang seimbang antara organisasi dan vendor. Negosiasi yang efektif tidak hanya berfokus pada harga, tetapi juga mencakup ruang lingkup pekerjaan, standar layanan, indikator kinerja, jaminan mutu, mekanisme pembayaran, ketentuan perubahan pekerjaan, serta penyelesaian sengketa.
Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola vendor secara strategis, mulai dari proses seleksi, evaluasi, kontrak, monitoring kinerja, hingga pengembangan hubungan jangka panjang. Peserta juga akan mempelajari teknik negosiasi yang sistematis, penyusunan strategi negosiasi, pengelolaan konflik, serta penyusunan Service Level Agreement (SLA) dan Key Performance Indicators (KPI) untuk memastikan kualitas layanan pemeliharaan sesuai dengan kebutuhan organisasi
Objectives
- Memahami konsep Vendor Management dalam pengadaan barang dan jasa pemeliharaan.
- Menyusun strategi pengadaan dan pengelolaan vendor yang mendukung tujuan organisasi.
- Menetapkan kriteria seleksi dan evaluasi vendor secara objektif dan transparan.
- Melakukan due diligence dan penilaian risiko vendor.
- Menyusun strategi negosiasi yang efektif untuk memperoleh hasil yang optimal.
- Menyusun kontrak, Service Level Agreement (SLA), dan Key Performance Indicators (KPI) yang jelas dan terukur.
- Melaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja vendor secara berkelanjutan.
- Mengelola hubungan kerja sama, perubahan kontrak, dan penyelesaian sengketa secara profesional.
- Mendukung terciptanya proses pengadaan yang efisien, akuntabel, transparan, dan berorientasi pada peningkatan kualitas layanan
Course outline
1. Konsep Dasar Vendor Management
- Peran Vendor Management dalam pengadaan
- Siklus hidup vendor (Vendor Lifecycle)
- Tata kelola pengadaan barang dan jasa
- Hubungan Vendor Management dengan manajemen risiko dan pengendalian internal
2. Seleksi dan Evaluasi Vendor
- Identifikasi kebutuhan pengadaan
- Penyusunan spesifikasi teknis
- Metode pengadaan (RFI, RFQ, RFP, tender, penunjukan sesuai kebijakan)
- Kriteria evaluasi administrasi, teknis, komersial, dan layanan purna jual
- Due diligence dan penilaian risiko vendor
- Analisis Total Cost of Ownership (TCO)
3. Strategi Negosiasi Efektif
- Persiapan negosiasi
- Menentukan target dan batas negosiasi
- Teknik komunikasi persuasif
- Analisis posisi tawar para pihak
- Negosiasi harga, kualitas, jadwal, dan ruang lingkup pekerjaan
- Mencapai solusi yang saling menguntungkan (win-win solution)
- Dokumentasi hasil negosiasi
4. Penyusunan Kontrak dan SLA
- Struktur kontrak pengadaan
- Ruang lingkup pekerjaan (Scope of Work)
- Service Level Agreement (SLA)
- Key Performance Indicators (KPI)
- Ketentuan jaminan mutu (warranty)
- Mekanisme perubahan pekerjaan (change order)
- Penalti, insentif, dan penyelesaian sengketa
5. Monitoring dan Evaluasi Kinerja Vendor
- Vendor Performance Management
- Vendor scorecard
- Pengukuran KPI dan SLA
- Evaluasi berkala
- Audit vendor
- Continuous improvement dan pembinaan vendor
6. Manajemen Risiko Vendor
- Risiko operasional
- Risiko keuangan
- Risiko hukum
- Risiko kepatuhan
- Risiko keamanan informasi (untuk vendor yang mengakses sistem atau data)
- Business Continuity dan contingency plan
- Strategi exit management
7. Tata Kelola dan Etika Pengadaan
- Transparansi dan akuntabilitas
- Pencegahan konflik kepentingan
- Pengendalian fraud dalam pengadaan
- Dokumentasi dan audit trail
- Kepatuhan terhadap kebijakan organisasi dan regulasi
8. Workshop dan Studi Kasus
- Simulasi negosiasi kontrak pemeliharaan
- Penyusunan SLA dan KPI
- Evaluasi proposal vendor
- Penyusunan vendor scorecard
- Analisis kasus kegagalan layanan vendor
- Penyelesaian konflik dengan vendor
- Presentasi hasil kelompok
Participants
- General Affair
- Leadership Program
- Finance
- Risk Management
- Law
- Compliance & APUPPT
- Banking
- Perencanaan & Pengembangan
- Audit Internal
- Human Resource Management
Method
- Pre-test
- Presentation
- Discussion
- Case study
- Post-test
Facilities
- Ruang Meeting Representatif
- Sertifikat Pelatihan Resmi
- Instruktur Profesional & Berpengalaman
- Training Kit Eksklusif
- Souvenir
- Pick Up Participant (Yogyakarta)
