Manajemen Kearsipan Modern dan Tata Kelola Dokumen Berbasis Digital (Digital Document Management)
Manajemen Kearsipan Modern dan Tata Kelola Dokumen Berbasis Digital (Digital Document Management)
Description
Transformasi digital telah mengubah cara organisasi mengelola informasi dan dokumen. Penggunaan dokumen elektronik, sistem berbasis cloud, tanda tangan elektronik, serta kolaborasi digital menuntut adanya tata kelola dokumen yang lebih terstruktur, aman, dan efisien. Di sisi lain, organisasi tetap harus menjamin keaslian (authenticity), keutuhan (integrity), ketersediaan (availability), dan kerahasiaan (confidentiality) dokumen sepanjang siklus hidupnya.
Manajemen Kearsipan Modern tidak lagi berfokus pada penyimpanan arsip fisik semata, tetapi mencakup pengelolaan arsip elektronik mulai dari penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, penggunaan, distribusi, retensi, hingga pemusnahan atau preservasi arsip sesuai ketentuan yang berlaku. Penerapan Digital Document Management juga mendukung efisiensi operasional, pengambilan keputusan yang lebih cepat, peningkatan layanan, serta kepatuhan terhadap regulasi mengenai pengelolaan arsip dan perlindungan data.
Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman mengenai prinsip-prinsip kearsipan modern, tata kelola dokumen digital, penerapan sistem Electronic Document Management System (EDMS), pengelolaan arsip elektronik, keamanan informasi, serta pengendalian risiko dalam pengelolaan dokumen. Peserta juga akan mempelajari praktik terbaik dalam penyusunan klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, digitalisasi dokumen, serta tata kelola dokumen yang mendukung efektivitas organisasi dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan
Objectives
- Memahami konsep dan prinsip manajemen kearsipan modern serta tata kelola dokumen digital.
- Memahami siklus hidup dokumen dan arsip, baik fisik maupun elektronik.
- Menyusun sistem klasifikasi dokumen dan arsip yang mendukung kebutuhan organisasi.
- Menyusun jadwal retensi arsip sesuai ketentuan dan kebutuhan operasional.
- Mengelola dokumen digital menggunakan Electronic Document Management System (EDMS) atau sistem sejenis.
- Menerapkan pengendalian keamanan informasi, hak akses, dan jejak audit (audit trail) dalam pengelolaan dokumen.
- Mengelola proses digitalisasi dokumen, migrasi data, serta preservasi arsip elektronik.
- Mengidentifikasi dan mengelola risiko terkait pengelolaan dokumen dan arsip digital.
- Mendukung penerapan tata kelola informasi yang efektif, efisien, aman, dan sesuai dengan regulasi
Course outline
1. Konsep Dasar Manajemen Kearsipan
- Pengertian arsip dan dokumen
- Peran arsip dalam tata kelola organisasi
- Siklus hidup arsip (Records Lifecycle)
- Arsip fisik dan arsip elektronik
- Prinsip tata kelola dokumen
2. Klasifikasi dan Retensi Arsip
- Penyusunan klasifikasi arsip
- Metadata dokumen
- Indeks dan penomoran dokumen
- Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Pemindahan, penyusutan, dan pemusnahan arsip
- Preservasi arsip bernilai permanen
3. Digital Document Management
- Konsep Electronic Document Management System (EDMS)
- Digitalisasi dokumen (scanning dan indexing)
- Pengelolaan dokumen elektronik
- Version control
- Workflow dokumen
- Pencarian dan temu kembali dokumen
- Integrasi dengan aplikasi bisnis
4. Keamanan Dokumen Digital
- Pengendalian hak akses
- Kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan informasi
- Enkripsi dan perlindungan dokumen
- Tanda tangan elektronik
- Audit trail dan monitoring aktivitas
- Backup dan pemulihan data
5. Tata Kelola dan Kepatuhan
- Kebijakan pengelolaan dokumen
- Tata kelola informasi
- Kepatuhan terhadap regulasi
- Perlindungan data pribadi
- Pengelolaan dokumen kontrak dan dokumen legal
- Pengelolaan arsip vital
6. Risiko dalam Pengelolaan Dokumen
- Risiko kehilangan dokumen
- Risiko perubahan data tanpa otorisasi
- Risiko kebocoran informasi
- Risiko kegagalan sistem
- Business Continuity dan Disaster Recovery
- Mitigasi risiko arsip digital
7. Audit dan Evaluasi Sistem Kearsipan
- Audit kepatuhan pengelolaan arsip
- Audit sistem EDMS
- Pengukuran efektivitas pengelolaan dokumen
- Indikator kinerja pengelolaan arsip
- Continuous Improvement
8. Workshop dan Studi Kasus
- Penyusunan klasifikasi arsip
- Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Simulasi implementasi EDMS
- Penyusunan kebijakan pengelolaan dokumen
- Analisis risiko pengelolaan arsip digital
- Studi kasus digitalisasi arsip
- Presentasi hasil kelompok
Participants
- General Affair
- Information Technology
- Corporate Secretary & Humas
- Compliance & APUPPT
- Banking
- Audit Internal
- Leadership Program
- Human Resource Management
- Perencanaan & Pengembangan
- Risk Management
Method
- Pre-test
- Presentation
- Discussion
- Case study
- Post-test
Facilities
- Ruang Meeting Representatif
- Sertifikat Pelatihan Resmi
- Instruktur Profesional & Berpengalaman
- Training Kit Eksklusif
- Souvenir
- Pick Up Participant (Yogyakarta)
