Digital Archiving & Document Management System
Digital Archiving & Document Management System
Description
Pelatihan Digital Archiving & Document Management System dirancang untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola dokumen dan arsip secara digital, terstruktur, aman, serta sesuai dengan kebutuhan operasional dan kepatuhan perusahaan modern.
Di era transformasi digital, pengelolaan dokumen tidak lagi bergantung pada arsip fisik semata. Perusahaan dituntut memiliki sistem pengarsipan digital yang mampu mendukung efisiensi kerja, kemudahan akses informasi, keamanan data, serta pengendalian dokumen yang lebih efektif. Selain itu, kebutuhan audit, kepatuhan regulasi, business continuity, dan perlindungan data menjadi faktor penting dalam implementasi document management system yang terintegrasi.
Melalui pelatihan ini, peserta akan memahami konsep digital archiving, tata kelola dokumen elektronik, keamanan informasi, retensi arsip, hingga strategi implementasi document management system (DMS) yang mendukung operational excellence dan paperless office.
Objectives
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:
- Memahami konsep dan manfaat digital archiving dalam organisasi modern.
- Mengelola dokumen dan arsip secara sistematis dan terstruktur.
- Memahami prinsip document lifecycle management.
- Meningkatkan keamanan, kerahasiaan, dan integritas dokumen digital.
- Memahami kebijakan retensi dan pemusnahan arsip sesuai regulasi.
- Mendukung implementasi paperless office dan digital workplace.
- Mengurangi risiko kehilangan, duplikasi, dan penyalahgunaan dokumen.
- Mengoptimalkan efisiensi operasional melalui document management system.
Course outline
1. Introduction to Digital Archiving & DMS
- Konsep digital archiving
- Peran document management system (DMS)
- Transformasi dari arsip manual ke digital
- Manfaat digitalisasi dokumen dalam operasional
2. Document Lifecycle Management
- Siklus hidup dokumen
- Pembuatan, penyimpanan, distribusi, dan disposal dokumen
- Klasifikasi dan indexing dokumen
- Version control management
3. Digital Filing & Archiving Strategy
- Teknik pengarsipan digital
- Metadata dan struktur folder
- Standardisasi naming convention
- Electronic document organization
- Search & retrieval optimization
4. Information Security & Access Control
- Keamanan dokumen digital
- Hak akses dan otorisasi
- Data confidentiality awareness
- Backup dan disaster recovery
- Risiko cyber terhadap dokumen elektronik
5. Compliance, Retention & Governance
- Kebijakan retensi arsip
- Audit trail dan dokumentasi
- Kepatuhan regulasi dan governance
- Legal validity dokumen elektronik
- Pemusnahan arsip sesuai prosedur
6. Paperless Office & Digital Transformation
- Implementasi paperless office
- Workflow digital approval
- Integrasi dokumen dengan proses bisnis
- Efisiensi operasional melalui digitalisasi
- Change management dalam transformasi digital
7. Best Practice Document Management
- SOP pengelolaan dokumen
- Monitoring dan evaluasi dokumen
- Continuous improvement dalam DMS
- Kolaborasi lintas unit kerja
- KPI pengelolaan arsip digital
8. Case Study & Practical Simulation
- Studi kasus pengelolaan arsip digital
- Simulasi document classification
- Workshop penyusunan sistem filing
- Analisa risiko kehilangan dokumen
- Penyusunan action plan implementasi DMS
Participants
- Information Technology
- Digital Transformation
- Document Management
- Records Management
- Information Governance
- IT Governance
- IT Infrastructure
- Data Management
- Data Governance
- Enterprise Architecture
- Cyber Security
- Information Security
- Digital Workplace
- Operational Management
- General Affair
- Office Management
- Administration
- Corporate Secretary
- Legal
- Compliance
- Risk Management
- Internal Audit
- Business Process Management
- Knowledge Management
- Project Management Office (PMO)
- Strategic Planning
- Perencanaan & Pengembangan Bisnis
- Branch Operations
- Branch Management
- Human Resources
- Procurement
- Vendor Management
- Business Continuity Management
- Seluruh Unit Bisnis dan Pendukung
- Direksi
- Komisaris
- Komite Teknologi Informasi
- Komite Manajemen Risiko
- Satuan Kerja Teknologi Informasi
- Satuan Kerja Audit Intern
- Satuan Kerja Kepatuhan
- Unit Data Management
- Unit Information Security
- Unit Digital Transformation
- Unit Records Management
- Unit Enterprise Document Management
- Unit Operational Excellence
Method
- Pre-test
- Presentation
- Discussion
- Case study
- Post-test
Facilities
- Ruang Meeting Representatif
- Sertifikat Pelatihan Resmi
- Instruktur Profesional & Berpengalaman
- Training Kit Eksklusif
- Souvenir
- Pick Up Participant (Yogyakarta)
