Digitalisasi Manajemen Gudang Arsip (Record Management) guna Menekan Biaya Sewa Ruang dan Mempercepat Retrieval Dokumen Legal

Scheduled 07 – 08 Juli 2026 Surabaya

Registration

Digitalisasi Manajemen Gudang Arsip (Record Management) guna Menekan Biaya Sewa Ruang dan Mempercepat Retrieval Dokumen Legal

07 – 08 Juli 2026 Surabaya Hotel Santika Pandegiling

Description

Meningkatnya volume dokumen fisik di lingkungan perusahaan, khususnya pada industri perbankan dan lembaga keuangan, menimbulkan tantangan dalam pengelolaan arsip, mulai dari keterbatasan ruang penyimpanan, tingginya biaya sewa gudang arsip, hingga lamanya proses pencarian (retrieval) dokumen legal ketika dibutuhkan. Di era transformasi digital, pengelolaan arsip tidak lagi hanya berfokus pada penyimpanan fisik, tetapi juga pada penerapan Digital Record Management System (DRMS) yang mampu meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat akses dokumen, memperkuat keamanan informasi, serta mendukung kepatuhan terhadap regulasi kearsipan dan perlindungan data. Melalui digitalisasi arsip, organisasi dapat mengoptimalkan siklus hidup dokumen (record lifecycle), mengurangi ketergantungan pada penyimpanan fisik, serta meningkatkan kualitas layanan internal maupun eksternal. Pelatihan ini membahas strategi digitalisasi manajemen arsip secara komprehensif, mulai dari perencanaan, implementasi, tata kelola, hingga optimalisasi teknologi untuk mendukung efisiensi biaya dan pengelolaan dokumen legal yang lebih efektif.

Objectives

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

Memahami konsep, prinsip, dan siklus hidup (record lifecycle) dalam pengelolaan arsip fisik maupun digital sesuai praktik terbaik.
Mengidentifikasi permasalahan, risiko, dan biaya yang timbul akibat pengelolaan gudang arsip konvensional serta peluang efisiensi melalui digitalisasi.
Menyusun strategi digitalisasi arsip yang mendukung pengurangan biaya sewa ruang penyimpanan, peningkatan produktivitas, dan optimalisasi penggunaan ruang kerja.
Memahami penerapan teknologi Electronic Document Management System (EDMS) atau Digital Record Management System (DRMS) untuk penyimpanan, pengelolaan, dan pencarian dokumen secara cepat dan akurat.
Mengembangkan sistem klasifikasi, indeksasi, metadata, serta mekanisme pencarian (retrieval) dokumen legal yang efektif dan terdokumentasi.
Memahami aspek keamanan informasi, pengendalian akses, retensi arsip, serta kepatuhan terhadap regulasi kearsipan dan perlindungan data.
Mengoptimalkan proses monitoring, audit arsip, dan tata kelola dokumen digital guna menjamin integritas, keaslian, dan ketersediaan dokumen.
Menyusun roadmap implementasi digitalisasi manajemen arsip yang mampu meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pelayanan, dan mendukung transformasi digital organisasi.

Course outline

1. Konsep dan Strategi Digital Record Management

Prinsip dasar manajemen arsip modern.
Record lifecycle management (penciptaan, penyimpanan, penggunaan, retensi, dan pemusnahan arsip).
Perbedaan pengelolaan arsip fisik dan digital.
Tantangan pengelolaan gudang arsip konvensional.
Manfaat digitalisasi arsip terhadap efisiensi operasional.
Best practice implementasi digital record management.

2. Perencanaan Digitalisasi Arsip

Identifikasi dan klasifikasi dokumen prioritas.
Penyusunan kebijakan digitalisasi arsip.
Standarisasi format dokumen elektronik.
Proses scanning dan digital imaging.
Optical Character Recognition (OCR) untuk pencarian dokumen.
Quality control hasil digitalisasi.

3. Electronic Document Management System (EDMS)

Arsitektur dan komponen EDMS/DRMS.
Penyusunan struktur folder dan klasifikasi arsip.
Pengelolaan metadata dan indexing dokumen.
Version control dan document tracking.
Workflow approval dan distribusi dokumen digital.
Integrasi EDMS dengan sistem informasi perusahaan.

4. Optimalisasi Retrieval Dokumen Legal

Teknik klasifikasi dan pengkodean arsip.
Penerapan metadata untuk mempercepat pencarian.
Full-text search dan intelligent document retrieval.
Dashboard monitoring status dokumen.
Pengelolaan arsip legal dan dokumen bernilai tinggi.
Pengukuran efektivitas waktu pencarian dokumen.

5. Keamanan Informasi dan Tata Kelola Arsip Digital

Pengendalian hak akses dokumen.
Enkripsi dan perlindungan dokumen digital.
Audit trail dan monitoring aktivitas pengguna.
Backup, disaster recovery, dan business continuity.
Kebijakan retensi dan pemusnahan arsip.
Kepatuhan terhadap regulasi kearsipan dan perlindungan data.

6. Efisiensi Operasional dan Pengendalian Biaya

Analisis biaya pengelolaan arsip fisik.
Strategi pengurangan biaya sewa gudang arsip.
Optimalisasi ruang penyimpanan melalui digitalisasi.
Pengukuran Return on Investment (ROI) digitalisasi arsip.
Key Performance Indicator (KPI) pengelolaan arsip.
Continuous improvement dalam record management.

7. Studi Kasus dan Strategi Implementasi

Studi kasus transformasi digital pengelolaan arsip pada perusahaan dan perbankan.
Identifikasi risiko dalam proyek digitalisasi arsip.
Penyusunan roadmap implementasi Digital Record Management.
Simulasi proses digitalisasi dan retrieval dokumen legal.
Strategi manajemen perubahan (change management) dalam implementasi sistem arsip digital.
Penyusunan action plan untuk meningkatkan efisiensi, mempercepat retrieval dokumen legal, dan menekan biaya operasional pengelolaan arsip.