Pengelolaan Dokumen & Arsip Bank (Records Management)

Scheduled 21 – 22 Januari 2026 Malang

Registration

Pengelolaan Dokumen & Arsip Bank (Records Management)

21 – 22 Januari 2026 Malang Hotel Ibis Style

Description

Pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman dan keterampilan praktis dalam pengelolaan dokumen dan arsip bank secara sistematis, aman, dan sesuai regulasi. Peserta akan memahami pentingnya records management sebagai fondasi efisiensi operasional, mitigasi risiko hukum, dan kepatuhan terhadap peraturan OJK, BI, dan standar internal bank. Fokus pelatihan mencakup seluruh siklus dokumen, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, hingga pemusnahan atau arsip jangka panjang. Dengan pendekatan yang komprehensif, pelatihan ini mengintegrasikan aspek legal, operasional, teknologi, dan tata kelola dalam pengelolaan dokumen. Peserta akan dibekali kemampuan menyusun sistem klasifikasi dokumen, memastikan keamanan dan kerahasiaan informasi, mempermudah akses internal, serta mendukung audit dan pelaporan. Dengan demikian, bank dapat meningkatkan efisiensi proses, meminimalkan risiko kehilangan data, dan menjaga integritas informasi kritis.

Objectives

Memahami konsep dan prinsip records management dalam bank Mampu menyusun sistem klasifikasi, penyimpanan, dan pengamanan dokumen Mengetahui siklus hidup dokumen dan arsip bank Memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar audit internal Mengelola dokumen elektronik dan fisik secara efisien Mengurangi risiko kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan dokumen Mendukung proses audit, pelaporan, dan pengambilan keputusan

Course outline

Konsep Records Management dalam Bank

Definisi dan ruang lingkup records management Peran dokumen dan arsip dalam operasional, kepatuhan, dan manajemen risiko Perbedaan dokumen aktif, semi-aktif, dan arsip pasif

Siklus Hidup Dokumen (Document Life Cycle)

Penciptaan dan penerimaan dokumen Penggunaan, distribusi, dan revisi dokumen Penyimpanan, pengamanan, dan backup Pemusnahan atau arsip jangka panjang sesuai regulasi

Sistem Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen

Prinsip klasifikasi dokumen berdasarkan fungsi, unit, dan sensitivitas Pembuatan kode dokumen dan indeks untuk pencarian cepat Integrasi sistem klasifikasi dengan workflow operasional

Pengelolaan Dokumen Fisik

Penyimpanan dokumen di lemari, rak, atau gudang arsip Pengamanan dokumen sensitif dan rahasia Prosedur peminjaman, pengembalian, dan pengawasan dokumen

Pengelolaan Dokumen Elektronik

Digitalisasi dokumen dan manajemen e-records Keamanan akses, enkripsi, dan kontrol hak akses Backup, recovery, dan mitigasi risiko kehilangan data

Kepatuhan dan Audit Dokumen

Standar regulasi OJK, BI, dan ISO terkait records management Persiapan audit dokumen dan arsip bank Dokumentasi untuk kepatuhan internal dan eksternal

Retensi dan Pemusnahan Dokumen

Penentuan periode retensi dokumen berdasarkan jenis dan regulasi Prosedur pemusnahan fisik dan elektronik yang aman Pencatatan pemusnahan untuk akuntabilitas

Integrasi Records Management dengan Operasional dan Risiko

Peran dokumen dalam mitigasi risiko operasional, hukum, dan reputasi Koordinasi antara unit operasional, legal, dan kepatuhan Monitoring efektivitas sistem records management

Best Practice dan Continuous Improvement

Standarisasi proses pengelolaan dokumen di seluruh unit Penggunaan teknologi untuk efisiensi dan keamanan Evaluasi berkala dan perbaikan berkelanjutan