Electronic Filing Implementation with Microsoft Excel

Sistem pengarsipan yang baik harus bisa mengakomodir pertumbuhan dokumen yang
semakin tinggi. Untuk itu diperlukan metode document control and filing system
berdasarkan regulasi kearsipan terakhir dan memenuhi standar ISO 9001:2008.
Pelatihan Electronic Filing Implementation ini memberikan pengetahuan cara membuat
sistem pengarsipan dengan menggunakan Microsoft Excel. Jika Anda sudah bisa
membuat electronic filing dengan penggunaan Microsoft Excel, akan sangat mudah jika
suatu saat akan membuat software electronic filing untuk kebutuhan tingkat lanjut.

OBJECTIVE

• Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
• Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
• Mengetahui pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
• Mengetahui pokok-pokok Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Memahami model siklus hidup tata kelola arsip.
• Memahami Records Management System (RMS).
• Memahami model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
• Memahami Electronic Filing System (EFS).
• Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan software Microsoft Excel 2007/2010/2013.

COURSE OUTLINE

1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
5. Pokok-pokok Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
   • Arsip Dinamis
   • Arsip Aktif
   • Arsip Inaktif
   • Arsip Vital
   • Arsip Statis
   • Unit Pengolah
   • Unit Kearsipan
   • Jadwal Retensi Arsip
   • Penyusutan Arsip
   • Pemeliharaan Arsip
   • Penggunaan Arsip
   • Pemberkasan
   • Retensi Arsip
6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
7. Records Management System (RMS).
8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
9. Electronic Filing System (EFS).
   • Scanning document dengan OCR method.
   • Menambahkan teks pada dokumen digital.
   • Memasukkan digital assign ke dalam dokumen digital.
   • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
   • Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
   • Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
    • Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function, dan tools.
    • Memasukkan data setup database master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form incoming letter.
    • Memasukkan data document incoming letter dengan pengisian tanggal otomatis.
    • Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter.
    • Memasukkan data document outgoing letter dengan pengisian tanggal otomatis.
    • Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen, dan departemen penerima, termasuk lokasi penyimpanan dokumen.
    • Melakukan Document Searching Process pada form outgoing letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen, dan departemen pengirim, termasuk lokasi penyimpanan dokumen.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk jadwal retensi dokumen tersebut.