DESCRIPTION
Peran General Affair (GA) dalam suatu perusahaan pada umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran departemen produksi yang secara langsung menghasilkan profit bagi perusahaan. Padahal sebagai supporting unit, General Affair memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa General Affair yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal.
Supaya tugas operasional perusahaan berjalan lancar, general affair harus memahami semua tugas dan dapat melaksanakan secara efektif dan efisien. General Affair adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job Matrix” yang mana biasanya dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan.
Karakteristik pekerjaan dari General Affair adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum dan dituntut memiliki kompetensi yang baik, yang mampu menjalankan semua tugas dan tanggung jawab secara baik. Training General Affair ini akan membekali peserta agar kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat mendukung tercapainya visi dan misi perusahaan secara efektif dan efisien.
OBJECTIVE
Untuk memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas departemen General Affair sehingga peserta dapat meningkatkan kinerjanya
Untuk memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam Departemen General Affair dan bisa menyelesaikan masalah-masalah tersebut
Peserta akan mempunyai kesiapan mental dan motivasi bekerja yang tinggi dengan tugas yang berat sebagai supporting unit
Peserta akan memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional
Peserta akan mempunyai skill untuk berhubungan dengan departemen lain dan juga pihak external perusahaan
Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan
COURSE OUTLINE
Ruang Lingkup Pekerjaan General Affair
Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair
Hal-Hal yang Menjadi Tantangan di Bagian General Affair
Motivasi dan Persiapan Mental bagi Personel di General Affair
Bagaimana Bagian GA dapat Berkoordinasi dengan Seluruh Departemen dan Mensosialisasikan kepada Internal & Eksternal
Melaksanakan Tugas Rutin/Insidentil serta Perencanaan dan Antisipasinya
Masalah-Masalah yang Timbul di General Affair
Mengurus Berbagai Perijinan, Kehumasan, dan Operasional, dll
Penyediaan dan Pengelolaan Alat Tulis Kantor (Atk & Stationery)
Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung (General Cleaner)
Pengelolaan Kendaraan Perusahaan/Driver/Pool dan Perparkiran
Pelaksanaan Kebersihan & Penanganan Kebersihan (Cleaning Service) Gedung/Kantor; Sirkulasi Udara Bersih, Pencahayaan, Set Up & Setting Ruang Kerja
Penanganan Listrik, Gas & Air, Waste Water/Limbah
Event Khusus Seperti Gathering, Lebaran, Liburan, Ulang Tahun, Momentum Suka Cita dan Duka Cita, dll
Pengelolaan Kurir, Surat Kedinasan, Surat Perbankan, dll
Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy/Girl
Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Security)
Outsourcing Management/Labour Supply/Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana Melakukan, Memilih dan Membuat Kerjasama Outsourcing)
Pengelolaan Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
Penanganan Tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, External Auditor, Demonstrasi/Unjuk Rasa)
KPI Untuk General Affair Operation
Kepengurusan Tenaga Kerja Asing
Perawatan dan Pengadaan Instalasi Listrik (Mechanical dan Electrical)
Berhubungan Dengan Pihak Eksternal Perusahaan (Pemda, Kepolisian, Pemkab, Muspida, Ormas, Wartawan, Kelurahan, Kecamatan dll)
Mengurusi Semua Kebutuhan Operasional Perusahaan Maupun Saluran Komunikasi (Telepon, Fax, Surat, dll) dan Receptionist serta keluar masuk Tamu
METHOD
Presentation
Discussion
Case study
