Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam mengenai pengelolaan arsip digital dan fisik dalam konteks perbankan, sesuai dengan standar kepatuhan, peraturan OJK, dan prinsip tata kelola yang baik. Peserta akan mempelajari cara mengklasifikasikan, menyimpan, mengamankan, dan menelusuri arsip agar dapat memenuhi audit internal maupun eksternal. Selain itu, pelatihan ini menekankan pada integrasi sistem arsip digital dengan prosedur fisik agar alur dokumentasi lebih efisien dan aman, meminimalisir risiko kehilangan data, serta menjaga kerahasiaan informasi nasabah.
Peserta juga akan dibekali dengan metode praktik terbaik dalam pengelolaan arsip, termasuk penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management System/EDMS), pengaturan retention period, serta pemusnahan dokumen sesuai regulasi. Dengan pendekatan berbasis studi kasus, peserta mampu mengaplikasikan prinsip manajemen arsip untuk mendukung kepatuhan internal dan eksternal, audit, serta efisiensi operasional di unit kerja perbankan.
OBJECTIVE
- Memahami konsep manajemen arsip digital dan fisik di perbankan.
- Mampu mengklasifikasikan, menyimpan, dan mengamankan arsip sesuai standar kepatuhan.
- Mengetahui peraturan OJK dan regulasi terkait pengelolaan arsip.
- Mampu menggunakan sistem manajemen dokumen digital (EDMS) secara efektif.
- Menyusun retention schedule dan prosedur pemusnahan arsip.
- Mengintegrasikan arsip digital dan fisik dalam alur kerja perbankan.
- Meningkatkan kesiapan audit dan kepatuhan internal melalui manajemen arsip yang terstruktur.
COURSE OUTLINE
A. Dasar-Dasar Manajemen Arsip
- Pengertian arsip fisik dan digital
- Fungsi arsip dalam kepatuhan perbankan
- Prinsip retention dan compliance
- Risiko ketidakpatuhan dalam pengelolaan arsip
B. Regulasi dan Standar Kepatuhan
- Peraturan OJK terkait penyimpanan dokumen dan arsip
- Standar ISO 15489 dan penerapannya di perbankan
- Tata kelola dokumen internal bank
- Audit trail dan dokumentasi kepatuhan
C. Klasifikasi dan Sistem Penyimpanan
- Metode klasifikasi dokumen (nasabah, internal, transaksi)
- Struktur folder digital dan penomoran arsip fisik
- Indeksasi dan tagging untuk kemudahan pencarian
- Keamanan dan kontrol akses arsip sensitif
D. Pengelolaan Arsip Digital (EDMS)
- Implementasi Electronic Document Management System
- Workflow approval dan version control
- Backup, recovery, dan enkripsi data
- Integrasi arsip digital dengan sistem core banking
E. Pengelolaan Arsip Fisik
- Penyimpanan arsip fisik sesuai standar keamanan
- Retention period dan penjadwalan pemusnahan
- Penggunaan barcode atau RFID untuk tracking
- Prosedur pemindahan arsip fisik ke arsip pusat
F. Retention, Pemusnahan, dan Audit
- Penentuan retention period berdasarkan regulasi
- Prosedur pemusnahan dokumen fisik dan digital
- Dokumentasi proses pemusnahan
- Persiapan arsip untuk audit internal dan eksternal
G. Studi Kasus & Praktik Terapan
- Simulasi klasifikasi arsip nasabah dan internal
- Praktik penyimpanan dan retrieval arsip digital
- Penjadwalan retention dan pemusnahan dokumen
- Audit mock-up untuk mengevaluasi kepatuhan
